FB 42 Verwaltung Sachbearbeitung

      Sachbearbeiter*in in der Verwaltungsabteilung
      im Fachbereich 42 – Weiterbildung und Kultur -

      Die Stadt Hattingen ist mit ihren 56.000 Einwohner*innen als zweitgrößte Stadt des Ennepe-Ruhr-Kreises verkehrsgünstig zwischen den Großstädten Bochum, Essen, Dortmund und Wuppertal gelegen. Der historische Stadtkern mit seinen mittelalterlichen Fachwerkhäusern und die packende Industriekultur verleihen der Stadt einen ganz besonderen Charakter. Zahlreiche Grünflächen und insbesondere das idyllische Ruhrtal bilden einen Kontrast zum lebendigen Stadtleben und bieten hervorragende Naherholungsmöglichkeiten. Diese Vielfältigkeit macht Hattingen zu einem beliebten Ausflugsziel und einem überaus attraktiven Lebensort.

      Mit einer familienfreundlichen Personalpolitik, einem modernen Arbeitsumfeld sowie einem sicheren Arbeitsverhältnis setzt die Stadt Hattingen auch als Arbeitgeberin Akzente.

      Die Stadt Hattingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich 42 – Weiterbildung und Kultur – eine*n Sachbearbeiter*in in der Verwaltungsabteilung.

        Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkt

            Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

            1) Assistenz der Fachbereichsleitung (40 %)
                   
            -Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie Protokollführung, Terminkoordination, Telefonbetreuung des Fachbereichs, Verwaltung der Posteingänge, Materialbestellung

            -Sitzungsdienst, z.B. Erstellung bzw. Überarbeitung von Sitzungsvorlagen, Protokollen u.ä. der Fachbereichsleitung und des Fachbereichs

            2) Mitarbeit in der gemeinsamen Geschäftsstelle der VHS und der Musikschule (30%)
                   
            -Beratung und Unterstützung von Interessent*innen zum vhs-Kursprogramm und den Musikschulangeboten, einschließlich der eigenständigen Bearbeitung und Verwaltung von Anfragen mithilfe der Fachanwendungen KUFER und Amadee.

            -Erhebung, Aufbereitung und Analyse von Statistiken, die zur Planung und Steuerung der Bildungs- und Musikangebote genutzt werden.

            -Verwaltung und Organisation des Instrumentenbestands der Musikschule, einschließlich Wartung, Klärung von Versicherungsfällen, Planung von Neuanschaffungen und Vertragsmanagement mit Kund*innen und externen Dienstleistern. 

            -Pflege der Website und Online-Kalender sowie Weiterentwicklung der Webanwendungen

            3) Projektmanagement für Kulturveranstaltungen, Musikschule und die VHS (30%)
                   
            -Unterstützung und Koordination bei der Organisation und Durchführung von Projekten und Veranstaltungen in den Bereichen Kultur, Musikschule und VHS

            -Eigenständige Termin- und Ressourcenplanung, Abstimmung mit internen und externen Partner*innen

            -Identifikation potenzieller Herausforderungen und Vorbereitung einfacher Alternativpläne für einen flexiblen Ablauf

            -Unterstützung der Fachbereichsleitung und den Einrichtungsleitungen bei der Durchführung der einzelnen Projekten

            -Verfassen von Verwendungsnachweisen und Auswertung von Feedback zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung von neuen Formate

            Folgende Voraussetzungen bringen Sie mit:

                            • Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder
                  
                • eine abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als
                  
                    ◦ Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder
                    ◦ Veranstaltungskauffrau/-kaufmann oder
                    ◦ Kauffrau / Kaufmann für Tourismus und Freizeit oder
                    ◦ Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r

                • Fundierte Erfahrung im Umgang mit Office-Anwendungen wie z.B. LibreOffice, Outlook,
                • Kenntnisse in spezifischen Verwaltungsprogrammen (Ratsinformationssystem, Kursverwaltung, Musikschulsoftware)  
                  sind ein Plus

            Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit anderen kaufmännischen oder verwaltungsnahen Qualifikationen, die ein ähnliches Umfeld kennen, z.B. aus der Weiterbildung, kulturellen Arbeit oder musikalischen Bildung, und die eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Fachbereich Weiterbildung und Kultur schätzen.
                 
             Folgende persönliche Fähigkeiten bringen Sie mit:

                • Ein ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu bewahren.
                • Offenheit für digitale Prozesse und Interesse, diese nutzerfreundlich weiterzuentwickeln
                • Lösungsorientierung und Flexibilität, um auch kurzfristig auf Änderungen und Herausforderungen reagieren zu können
                • starke kommunikative Fähigkeiten, um effektiv im Team zu arbeiten und unsere externen Kund*innen und Partner*inn
                  en zu betreuen
                • Beratungskompetenz im Umgang mit Kund*innen und Partner*innen
                • eine selbständige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit
                • Bereitschaft zum Dienst in den Abendstunden und an Wochenenden


            Wir bieten Ihnen:

                • Eine unbefristete Vollzeitstelle mit 39 Stunden/Woche
                • Eine Eingruppierung nach Entgeltgruppe 9a gemäß den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst
                   TVöD
                • Eine vielseitiges Aufgabengebiet, das Ihnen ermöglicht, Ihre Fähigkeiten einzubringen und zu erweitern
                • Ein angenehmes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
                • Die Vorteile einer Beschäftigung im öffentlichen Dienst
                • Betriebliche Altersvorsorge, jährliches Leistungsentgelt, Jahressonderzahlung für Tarifbeschäftigte
                • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
                • MobileWork
                • Fachliche und fachübergreifende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
                • Betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. Sportangebote)

            Kontakt und Information:

            Ihre Bewerbung bitten wir bis zum 05.01.2025 ausschließlich online über das Online-Stellen-Portal www.Interamt.de abzugeben.

            Für weitere Auskünfte zum Stelleninhalt und den Anforderungen stehen Ihnen Herr Jansen, Tel. 02324/ 204 3502 oder E-Mail: ; Frau Domke, Tel. 02324/ 204 3326 oder E-Mail: zur Verfügung.

            Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Kosten, die Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in unserem Hause entstehen, nicht übernehmen.

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